미래캠퍼스 법인카드 관리 및 사용에 관한 내규
제정일: 2017.12.20.
개정일: 2021.07.02.
담당부서: 원주총무처 재무부(033-760-2148)
제1조(목적) 이 내규는 연세대학교 미래캠퍼스의 법인카드의 관리 및 사용에 관한 기준을 정하여 시행함으로써 적법한 상거래 행위의 정착 및 효율적 예산 집행, 공적경비 지출의 투명성 제고 등을 목적으로 한다.
제2조(용어의 정의) ① 법인카드 총괄부서는 총무처 재무부를 말한다.
② 법인카드 사용부서는 법인카드로 부서의 비용을 결제하는 부서를 말한다.
③ 공용카드는 특정 부서의 부서비용 결제를 위한 법인카드를 말한다.
④ 지정카드는 특정 부서의 부서비용 결제를 위해 지정한 사용자의 영문성명이 카드 표면에 인자된 법인카드를 말한다.
⑤ 클린카드란 제한업종에서의 사용이 제한된 법인카드를 말한다. 제한 업종은 제6조에서 정함에 따른다.
⑥ 비클린카드란 제한업종에서의 사용승인이 가능한 법인카드를 말한다.
제3조(법인카드의 관리 및 사용책임) ① 총괄부서는 학교 명의로 발급되는 법인카드의 발급, 사용자관리, 결제, 폐기, 보고서 작성, 감사, 자료수정, 카드사 연락, 본 내규 개정의 업무를 담당한다. 단, 연구비 결제를 위한 카드의 관리 업무는 제외한다.
② 사용부서의 기관장은 소속기관 및 부서 공용카드 및 지정카드의 사용실태를 파악하고 계도할 책임을 가진다.
③ 사용부서의 장은 부서의 법인카드 사용을 총괄하며 부서의 법인카드가 본 내규를 준수하여 사용되도록 최종적으로 책임 관리한다. 사용부서의 장은 1인 이상의 담당자를 지정하여 법인카드의 발급, 사용자관리, 한도관리, 정산, 폐기, 이의제기 등 관리 업무를 담당하게 한다.
④ 법인카드 관리업무 담당자는 공용카드와 지정카드가 사용목적에 적합하게 사용되는지 여부를 확인하고, 관련 증빙을 보관할 의무를 가진다.
제4조(법인카드의 발급 및 재발급, 사용한도 변경, 폐기) ① 학교로부터 예산을 배정받은 부서에 한하여 법인카드 신청이 가능하다.
② 사용부서에서 법인카드의 (재)발급, 사용한도 변경, 폐기 시 행정정보시스템을 이용하여 신청서를 작성하고 기관장결재를 득한 후 총괄부서에 전송한다. 총괄부서는 이를 검토하여 승인여부를 확정한다.
③ 신청부서는 총괄부서에 방문하여 법인카드를 직접 수령하도록 한다.
④ 사용부서의 장은 예산 범위 내에서 법인카드 사용한도 변경을 신청할 수 있으며, 사용한도 변경은 총괄부서의 승인 후 적용된다.
⑤ 사용부서의 장은 법인카드 보유목적이 소멸되는 즉시 법인카드 폐기신청을 하여야 한다.
제5조(법인카드의 사용) ① 법인카드는 본 내규에서 정한 원칙에 따라 학교의 공적비용 집행에 사용하여야 한다.
② 법인카드 사용자는 법인카드 매출전표 서명 시 매출전표에 표시된 금액 및 상호 등의 일치 여부를 확인한 후 반드시 사용자의 실명을 기재하여야 한다.
제6조(법인카드 사용의 제한) ① 법인카드는 업무와 관련이 없는 타인이나 타 부서에 대여할 수 없다.
② 법인카드는 모두 ‘클린카드(Clean Card)’로 다음의 제한업종에서 사용이 제한되며, 총괄부서는 필요 시 제한업종을 추가 또는 삭제할 수 있다.
③ 법인카드는 사적인 용도로 사용할 수 없다. 법인카드를 사적 용도로 사용한 경우 사용자는 인사규정에 따라 인사조치 처분을 받을 수 있다.
④ 공적비용 집행에 개인신용카드를 사용할 수 없다.
⑤ 미래캠퍼스 위임전결규정(제3조 제1항 별표, 원주총무처 구매관재부 (1) ②)에 따라 구매요청의 대상이 되는 물품 및 용역은 법인카드로 구입할 수 없으며, 단일 및 동종 품목을 분할하여 결제할 수 없다.
⑥ 법인카드로 상품권(백화점, 문화, 도서상품권 등)을 구매할 수 없다. 단, 재원이 교비가 아닌 별도 사업비이며, 해당 사업 주관 기관에서 상품권 구매 관련 사업비 집행을 허용한 경우 부총장 품의를 받아 구매할 수 있다.
⑦ 제한 업종에서 법인카드 사용 시 ‘별지 제1호 서식’에 사용내역을 구체적으로 기술하여 법인카드 부서 보관용 결재리스트에 첨부하여 사용의 타당성을 증명할 수 있어야 한다.
⑧ 주말, 휴일, 심야(오후 11시부터 익일 오전 8시까지)에 법인카드 사용 시 업무 관련 증빙 또는 ‘별지 제2호 서식’에 사용내역을 구체적으로 기술하여 법인카드 결재리스트에 첨부하여 사용의 타당성을 증명할 수 있어야 한다.
제7조(공용카드의 발급 및 사용) ① 공용카드는 부서 당 3매 이하(지정카드 포함)를 발급하는 것을 원칙으로 하되, 4매 이상을 발급하는 경우 ‘별지 제6호 서식’에 사유를 자세히기록하여 발급신청문서에 첨부하여 총괄부서로 제출한다.
② 사용부서의 장은 담당자의 부서이동, 퇴사 등의 사유 발생 시 즉시 담당자 변경 또는 공용카드 폐기를 신청하여야 한다.
제8조(지정카드의 발급 및 사용) ① 사용부서는 해당 부서에 소속된 교직원(교직원 번호가 부여된 자)을 사용자로 지정하여 지정카드 발급을 총괄부서에 신청할 수 있다.
② 지정카드는 사용부서 당 1매만 발급하는 것을 원칙으로 하고, 사용부서는 해당 부서에 소속된 교직원(교직원 번호가 부여된 자)을 사용자로 지정하여 지정카드 발급을 총괄부서에 신청할 수 있다.
③ 지정카드는 온라인 유통 매장에서 금융감독원이 권고한 간편결제 방식으로 결제 가능한 금액이상의 고액거래시 지정한 사용자의 공인인증서로 대학의 공인인증서를 대신할 수 있다.
④ 사용부서의 장은 지정인의 부서이동, 퇴사 등의 사유 발생 시 즉시 지정카드 폐기를 신청하여야 한다.
제9조(비클린카드의 발급 및 사용) ① 사용부서는 사전에 부총장의 승인을 받아 총괄부서에 신청하여 비클린카드를 발급할 수 있다.
② 비클린카드 일지라도 제한 업종에서 무제한적으로 사용해서는 안 되며, 업무추진상 사용이 불가피한 경우에만 뚜렷한 목적을 가지고 사용하여야 한다.
③ 제한업종에서 법인카드 사용 시, '별지 제1호 서식'에 사용내역을 구체적으로 기술하여 부서 보관용 법인카드 결재리스트에 첨부하여야 한다.
제10조(법인카드 사용 후 전표 생성) ① 사용부서는 법인카드 사용 후 익월 20일까지 전표를 생성하여 사용부서의 기관장의 결재를 득하여야 한다. 기한 경과 시 부서 전체 법인카드 사용이 정지되며 기타 전표 처리가 제한된다.
② 적합한 예산 항목을 사용하여 전표를 생성하여야 하며, 적요는 구체적으로 작성하고, 사용계정에 따라 관련 증빙을 첨부하여야 한다. 카드매출전표 첨부 양식은 ‘별지 제4호 서식’에 준하여야 한다.
③ 물품 구매에 대한 법인카드 전표생성 시 검수규정(연세대학교 규정집 6-3-8)을 준수하여야 한다.
④ 법인카드 전표는 반기별로 부서 보관용 결재리스트를 출력한 후 사용증빙을 첨부하여 각 사용부서가 보관한다. 단, 총괄부서의 제출요청이 있는 경우 제출한다.
⑤ 법인카드로 대형유통점(온라인결제포함)에서 구매 시 명세서를 첨부하여야 한다.
⑥ 총괄부서는 사용부서의 부득이한 사유에 따른 정당한 요청이 있을 경우 제1항 및 제5항의 조치를 유보할 수 있다.
⑦ 별표1의 사적용도에 해당하나 사실상 공적비용인 경우 관련문서를 법인카드 결재리스트에 첨부하여야 한다.
제11조(법인카드의 부적절한 사용금 반환 및 분실) ① 다음 각 호와 같은 부적절한 법인카드 사용의 경우 사용부서는 학교 명의의 통장으로 해당 금액을 입금하여야 한다.
② 법인카드를 분실한 경우 분실자는 즉시 해당 카드사에 분실신고하여야 한다.
③ 분실자는 분실신고 후 ‘별지 제5호 서식’을 작성하여 총괄부서에 즉시 제출하여야 한다.
제12조(법인카드 대금의 결제) 법인카드의 사용대금은 매월 사용분에 대하여 익월 지정 일에 총괄부서가 개설한 계좌에서 일괄 결제한다.
제13조(법인카드 관리 실태 점검) ① 총괄부서는 사용부서의 모든 법인카드 관리 실태를 주기적으로 지도 점검할 수 있다.
② 총괄부서의 요청 시 사용부서는 ‘별지 제3호 서식’에 의한 부서보관용 법인카드 결재리스트를 총괄부서에 제출하여야 한다.
부 칙
(1) (경과조치) 이 규정 제정 전에 시행된 사항은 이 규정에 의하여 시행된 것으로 본다.
(2) (시행일) 이 내규는 2017년 12월 21일부터 시행한다.
(3) (시행일) 이 개정 내규(내규명 변경, 제1조, 제4조3항, 제6조 2,6항, 제8조3항, 제9조, 제10조1,2,4,5,7항, 제11조2,3항)은 2019년 9월 1일부터 소급하여 시행한다.
(4) (시행일) 이 개정 내규(제6조 제5항, 제7조)는 2020년 9월 7일부터 소급하여 시행한다.
(5) (시행일) 이 개정 내규(제3조 3항, 제6조 3항 및 6항, 제7조 1항, 제10조 1항 및 7항, 제11조 1항 4호)는 2021년 7월 3일부터 시행한다.
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